养老机构行政档案管理制度
一、目的
本制度旨在规范养老机构行政档案管理，确保行政档案的完整性、保密性和安全性，提高行政档案的管理效率，为养老机构的运营和发展提供有力的支持。
二、行政档案管理范围
本制度所指的行政档案包括但不限于以下内容：
机构内部文件材料：包括各类通知、决定、计划、总结、会议记录等；
财务档案：如财务报表、支出凭证、合同等；
人事档案：如员工简历、考核表、奖惩记录等；
业务档案：如老人健康档案、护理记录、服务协议等；
其他档案：如固定资产档案、工程档案等。
三、档案管理流程
档案收集：各部门负责收集各自产生的行政档案，并按要求进行分类、编目和整理。
档案整理：整理后的档案应清晰明了，便于查阅。
归档保存：整理完毕的档案需按时归档，确保档案的完整性和安全性。
检查与更新：定期对档案进行检查，及时更新内容，确保档案的时效性。
四、借阅权限及流程
借阅申请：员工因工作需要需借阅行政档案时，应填写借阅申请单，经部门负责人审批后，方可借阅。
审核与批准：借阅申请经档案管理部门负责人审核通过后，员工方可借阅档案。
借阅期限：员工借阅档案的期限原则上不得超过一周，如有特殊情况需延期，需提前向档案管理部门提出申请。
归还与销毁：员工在规定期限内使用档案，使用完毕后需按时归还，并确保档案完整无损。对于无需保留的档案，应按规定进行销毁。
五、保密及保护要求
保密级别：根据行政档案的重要性和敏感程度，将其分为不同保密级别，如机密、秘密和内部资料等。
保护措施：对于不同保密级别的档案，应采取相应的保护措施，如加密存储、访问权限控制等。
应急处理：如发生档案泄露或丢失等紧急情况，应立即启动应急预案，采取补救措施，减轻损失。
六、监督及检查
监督部门：养老机构的档案管理部门负责对行政档案的管理工作进行监督，确保各项制度的执行。
检查频率：档案管理部门应定期对行政档案进行检查，发现问题及时处理。
检查方式：检查可采取定期或不定期的方式进行，包括全面检查、专项检查等。
检查标准：检查标准应明确具体，包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。
整改与反馈：对于检查中发现的问题，应督促相关部门及时整改，并将整改情况反馈给档案管理部门。
本制度的实施是为了提高养老机构行政档案管理水平，确保行政档案的完整性和安全性，同时方便查阅和使用。希望全体员工都能严格遵守本制度，共同维护养老机构的行政档案管理秩序。
